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プレミアムフライデーを本気で導入するにはITによる効率化が必須です

プレミアムフライデーロゴバリエーション

プレミアムフライデーはいつでも出来る?

もともと弊社は働く時間、場所をあまり決めない、いや決める必要がないようにしているので毎日がプレミアムな感じなのですが、この度、プレミアムフライデーの取り組みに賛同し、企業・団体申請からロゴマークを取得いたしました。

プレミアムフライデー

なので、堂々とロゴを利用させていただいております。ありがとうございます。

こちらより、
https://premium-friday.com/partner/
賛同企業様一覧をご確認いただけます。

さて、本題に入ります。

プレミアムフライデーには様々な意見が飛び交っていますが、ITによる高効率化と言う観点から記事にしていきたいと思います。
結論から言いますと、

仕事をするから仕事から解放される

仕事というのは必ず相手がいます。その相手に対して、サービスを維持しつつ、自分のペースで仕事をコントロールできるか?という点が重要になってきます。そしてそれを効率よくスイッチングするためにITを駆使するのです。

「早く帰ったら顧客に迷惑がかかってしまうじゃないか!」という人へ。

自分がどこにいようが、顧客に迷惑がかからないようにするためには、要望があった資料や見積もりなどのデータがどこにいても取り出せることです。それにはまず、デスクにかじりついていないとデータにアクセス出来ないという状況を変えます。

PCで作ったファイルをスマホから呼び出して送信できるようになっていますか?

まずこれを実現するソリューションを導入しましょう。デスクからの解放です。とにかくモバイルデバイスから全ての作業ができるようにしておきます。

ちなみに、「うちは特殊な仕事でデータがでかくて、どこでもって言うのは無理だよ」という人へ。私はタブレットからリモートデスクトップで、データを食うヘビーな動画編集作業をロケ先からチャチャッとこなすツワモノディレクターを知っています。

あらゆる暇な時間、待機時間を仕事に変えます。これは、サボり時間を減らすと言う意味にも繋がります。でもそうすると、自由な時間がきっと生まれます。

PCじゃないと作業できないよ!という状況をなくす

ソリューションを導入するときに、モバイルとPCの機能の差がないものを選択しましょう。PCからしか出来ない機能があるようなソリューションはその時点でこれからの時代にミスマッチです。モバイルでフル機能の実行ができないといけません。もちろん画面の広いPCであれば作業効率が良いのは分かっています。効率の問題はさておき、最悪モバイルでもできるようにしておくというのが重要です。

ちなみに、この記事で具体的にどんな便利なツールがあるか紹介するといったことは致しません。それを期待している方はここで離脱してください。

プレミアムフライデーロゴバリエーションシーズン
(この画像は僕が適当に作ったコラ画像ではないですよ。これもオフィシャルなマークです。)

15時以降に関して「必要に応じて仕事すればいい」のです

重要なタスクもちょっとビール片手に、スマホでできればいいのです。重要なタスクをビール片手に酔っ払いながらやるなんて不謹慎だ!とお思いでしょうか?

私は顧客が満足する対応ができれば、こちらの状況など関係ないと思っています。それがトイレだろうが草むらだろうが、顧客にとってはどうでもいいことです。

必要な書類、またはタスクが顧客に届き伝わればいいのですから、言い方はアレかもしれませんが、「うまく捌けばいい」のです。今日はプレミアムフライデーだからといって顧客の要望に背くのではなく、できる限り対応すれば良いのです。それには企業側が「捌くツール」を用意する必要があるということです。

現場の社員がやるべきことはわかりました。ツールを使いこなして、プレミアムフライデーでも顧客対応をちょいちょいすればいいのです。

それでは絶対的な自由な時間ではない?でも、7〜8割自由な時間で、残り2割くらいはお世話になっている顧客に割いてもいいでしょう?それくらいが今できる現実的なプレミアムフライデーではありませんか?

次に会社側がすべきことは何でしょう?

ITツールの用意は必須、でもそれだけでは難しい

仕事を減らしてまでプレミアムフライデーを実施する会社はないでしょう。残念ですが。

そして社員は、プレミアムフライデーを盾にしてサボることは許されません。会社はそれを一番恐れるでしょう。「プレミアムフライデーだから出来ない」的な言い訳を社員がしだしたら本末転倒なのです。

会社側はITツールの利活用を徹底推進する

プレミアムフライデーロゴカラーバリエーション

会社はプレミアムフライデーを実現するために、高効率化の努力と投資を行います。社員のパフォーマンスがツールによって上がるのは良いことです。よくツールのコストが高いと言う経営者がいますが、社員の残業の方がよほど高コストです。

「ツールを使いこなせない社員はどうするの?」

これは頑張って教育しましょう。ただ、ここでの教育とはツールの使い方ではありませんよ。「ツールを使って顧客満足度をアップさせる(損なわせない)」ということを教育するんです。そこを間違えてはいけません。

高効率化のためにはルールが必要です。特にデジタルツールはアナログツールより厳格なルールが必要です。このルールというのは、社員を縛り付けるためのルールではありませんよ。データを活用するためのルールです。ファイル名にルールがない、全角半角に関する記述が決まっていないなどといった企業は論外です。せっかくデジタルなんですから、データとして活用できなければ意味がありません。今ならデータビジュアアライズツール、分析ツールもたくさんあります。それらもモバイル環境で動作することを確認して導入しましょう。

ツールは社内に浸透させ、全社員が使いこなすことによって威力を発揮します

プレミアムフライデーロゴバリエーションイラスト

会社側は使いこなせるようツールを選択し、社員に徹底させましょう。社員も会社側から、こういうルールになっているというと顧客にも説明しやすいでしょう。

以前、SoftBankの法人営業の方が、全社的にペーパーレスになった時、「プリントをお持ちできずに申し訳ありません、プリントするには申請したりして大変なんです。」と言いながら資料をタブレットで見せてくれていましたが、何らこちらは不便と思いませんでした。今ではSoftBankショップで、タブレットに署名することを訝しがる人は誰もいないでしょう。

よくあるこんな例も。
会議の開始時間に部長が来ないから社員が皆ぼーっと会議室で待っている状態。会議は今時(いや、かなり前から)どこに居てもできます。カフェ、駅のベンチ、歩きながらでも大丈夫です。部長は会議室に戻る必要はないです。部下に作ってもらった会議の資料をスマホで共有して、画面に話しかけるだけです。もっと言うと資料をしっかり共有していれば、会議の半分は減らせると思いますが。

ツールでカバーできない状況はどうするか?

プレミアムフライデーアイコン

会社が努力するしかありません。

明日までに社内会議の資料を絶対あげないとまずい場合。それは担当上司の責任です。そもそも土日が休みじゃない企業にとってフライデーということに大した意味はありません。プレミアムフライデーの次の日のMTGの資料は免除するくらいの余裕が欲しいものです。

土日休みの一般的な企業だとしても、プレミアムフライデーなのに週明け月曜朝イチのMTG資料のアップが間に合わない状況は容易に察することができます。月曜朝イチに会議する企業が多いことも私は知っています。これは単純に許してあげましょう。その週だけ木曜を報告日にすればいいじゃないですか。

後、これが実は一番難しい課題なのですが、そもそも、絶対的に時間が足りないタスクを常に社員に与えてしまっている場合(つまりブラック)です。

これは会社の体制の問題なので、ツール導入だけではうまく行きません。まずは自分たちが非効率だと思っている点があるのなら、それを改善していきましょう。「何でこうやっているの?」に気づかなければなりません。この時にも大事なのは顧客視点です。顧客視点で運営体制を変えていってください。社内の視点は優先度低めで。

タスクが山積みでいつも疲弊している社員がいたら、その人のパフォーマンスが最大化できる仕事にシフトさせましょう。不向きなことをさせることは時間と給料の浪費です。よく、ダメな部下をデキる部下にするのが上司の腕前と言う都市伝説がありますが、やめましょう。デキナイ部下をボトムアップできるのはシステム、またはツールだけです。それでも仕事ができないのであれば、その人のタスクは減らしましょう。そしてその人の給料は安くしましょう。

できることならフライデーじゃなくても、いつでもプレミアムな日を作れるような体制にしておくのがベストです。そのためにテクノロジーを惜しみなく投入するのがこれからの会社経営の重要なポイントとなります。

まとめ

プレミアムフライデーロゴタグライン

まずは、IT導入による効率化を進めましょう。弊社ではどこの代理店でもないためフラットな目線で仕事を効率化できるツールをご提案できます。

最初は完全に効率化できないかもしれませんが、社員の自由な時間が少しでも増えたり、効率が上がったと感じることが重要です。ITツールありきではありません。使いこなすことも重要です。何べんも言う通り、何より重要なのは顧客満足を損なわせない効率化です。

プレミアムフライデーはキャッチコピー的には「豊かな金曜」を目指していますが「花金」はもうないのです。金曜のみならず、プレミアムな時間を味わうために仕事を効率化して早く終わらせなければなりません。プレミアムな時間を確保できるような働き方が必要です。

当社で言うプレミアムフライデーとは、
「プレミアムフライデーにかこつけて、会社や働き方の効率化を目指すのが本願」であり、15時から飲んだり騒いだりすることがプレミアムフライデーではないことを最後に付け加えておきます。

ホントノ株式会社の代表取締役です。WEBに関するクリエイティビティとコミュニケーションについて、いつも「次」を考えています。

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